大学生もビジネスマンも、欠席を伝えるメールはとても重要です。
相手に与える印象を大きく左右します。
一体、どんなメールを書けば良いのか、気になりますよね？
欠席の理由によって適した表現方法は変わってきます。
例えば、体調が悪い場合や他の予定と重なってしまった場合、お断りのメールなどをどのようにしてスマートに伝えれば良いのか迷うこともあるでしょう。
ここでは、そんな時のためのメールの書き方とポイントを、具体的な例文と共に紹介します。
ビジネスでの欠席連絡メールの適切な書き方
イベントや説明会への欠席通知方法
説明会やイベントに参加できなくなった場合、速やかに連絡をすることが礼儀とされています。
以下のポイントを確認してください。
1. 無断欠席を避ける：無断で欠席すると、その後のイベント参加機会が失われることがあり、採用活動への影響も考えられますので、絶対に無断欠席は避けましょう。
2. 事前連絡を心がける：イベントの前日までには、メールや電話で連絡を入れることが望ましいです。ウェブサイトを通じてキャンセルが可能な場合もありますが、連絡をした後に企業から返信があっても基本的に返信は不要です。
3. 当日の連絡は電話で：当日欠席することが決まれば、電話で伝えることが最も適切です。イベント担当者が会場で忙しくしておりメールを見落とすことがあるためです。担当者が不在の場合は、伝言を残すようにしてください。
ビジネスシーンでの欠席通知メール例文
体調不良による欠席の場合
〇〇部
人事担当 〇〇〇〇様拝啓、日頃より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。〇〇の〇〇と申します。来る△月△日に予定されております〇〇セミナーに参加を楽しみにしておりましたが、残念ながら体調を崩してしまい、参加が難しくなりました。
予定していた参加が叶わず、関係者の皆様には大変なご迷惑をおかけすることとなり、深くお詫び申し上げます。
ご理解のほど、何卒宜しくお願い申し上げます。
新規取引の提案へのお断りメール
〇〇様日頃より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
△△株式会社の△△です。先日いただいた新規プロジェクトのご提案に対し、深く感謝申し上げます。
提案内容は大変興味深く、魅力的であると感じましたが、（断りの理由）のため、残念ながら今回はご提案を受け入れることができません。
将来的にお互いに有益な機会が生まれた際には、是非とも連絡をいただければと思います。
今後とも貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
ビジネスメールにおいては、丁寧な表現を用いることで、断りのメッセージであっても相手に敬意を表すことができます。
ただし、将来的に取引の可能性が全くない場合は、こうした言葉を避ける方が誤解を招かないために望ましいでしょう。
大学生のための効果的な欠席連絡メールの書き方
適切に欠席の理由を伝えることで、教員や担当者に良い印象を与えることが可能です。
効果的なメール作成のために重要なポイントを以下にまとめました。
1. 理由を明確にする：欠席の理由は具体的に説明することが信頼を得るために重要です。例えば、「昨晩から高熱が続いており、インフルエンザの疑いがあるため」と具体的な状況を伝えることが推奨されます。
2. 積極的なフォローアップを提案する：授業のフォローアップについて自ら提案することで、学びへの意欲や責任感をアピールできます。
3. 受信者への配慮を忘れない：メールを受け取る教員やクラス担任への配慮も重要です。「大変ご迷惑をおかけしますが、ご理解いただけますと幸いです」といった表現を用いることで、印象を良くすることができます。
大学生による授業欠席のメール通知サンプル
以下は、大学生が授業を欠席する際に送るメールの例文です。
件名：5月10日「心理統計学」授業の欠席連絡
本文：
〇〇先生
□□大学●●学部△△学科2年生の□□□□（学籍番号：9876543）です。
本日5月10日に予定されている「心理統計学」の授業について、欠席をお知らせいたします。
昨夜から続く38度以上の発熱と、インフルエンザを疑う症状が見られるため、本日は医師の診断を受ける予定です。診断結果次第で、必要に応じて診断書を提出します。
欠席に伴い、次の2点についてお願いがございます。
1. 本日の授業資料をメールで送っていただけますでしょうか？
2. 欠席による補充課題があれば、その内容を教えてください。
授業内容は独学で学び、次回の授業までに遅れを取り戻すよう努めます。
急な連絡となり、ご迷惑をお掛けして申し訳ありませんが、ご理解いただけますと幸いです。
〇〇〇〇
□□大学●●学部△△学科2年
学籍番号：9876543
メール：yyyy@zzz.ac.jp
電話：0X0-XXXX-XXXX
まとめ
欠席をメールで連絡する際には、具体的な理由を明記し、フォローアップの準備があることを示し、受け取る側への配慮を忘れないことが重要です。
また、最新のAI技術を使った文章生成ツールも有効です。
これを使って、様々なシナリオに対応するテンプレートを作成しておくと良いでしょう。
